1500 мероприятий в год, 24 мероприятия в день и 70 сотрудников в штате. Это не компьютерная игра на выживание, а схема работы креативного ивент-агентства ARENA CS.

В портфолио компании, созданной в 2004 году, уже тысячи мероприятий, организованных для украинских и международных заказчиков, — от украинских металлургов и автодилеров до Организации объединенных наций и европейских посольств. «Именно на нашем мероприятии бывший Президент Порошенко получил сообщение о предоставлении Украине безвиза», — вспоминает Яна Матвийчук, основатель ARENA CS.

Leadership Journey встретился с Яной и расспросил, как ехать на горящем велосипеде, когда ты и все вокруг пылает.

Leadership Journey (LJ): Расскажите, как вы вошли в этот бизнес, с чего все начиналось, что было вокруг вас и кто был первый ваш клиент?

Яна Матвийчук (Я.М.): В 2001 году я закончила университет и успела поработать в одной компании, которая занималась организацией мероприятий. Мне не повезло с этой работой. Я там работала менеджером по продажам, но за несколько месяцев получилось сделать только несколько продаж.  Я захотела уволиться, и меня с радостью отпустили. На прощание сказали: «Бизнес — это не твое». Я оттуда вышла в слезах — как это я, магистр истории, отличница, и бизнес не мое? Что, я продать не могу ничего?

Я оттуда вышла в слезах — как это я, магистр истории, отличница, и бизнес не мое? Что, я продать не могу ничего?

Я ведь обошла всех знакомых и друзей, все знали, чем я занимаюсь и что продаю. В интернете у меня были сотни объявлений на разных сайтах — тогда еще не было соцсетей, было сложнее. В общем, я провела жесткую работу.

В итоге, я получила заказ на крупное международное мероприятие с сотней участников. Это было мероприятие для Красного креста, на которое должны были съехаться участники из разных стран. И мероприятие я провела просто идеально.

Буквально через день мне позвонил еще один заказчик. Это был невероятный заказ на организацию Ассамблеи по демократии, который проводил Национальный фонд в поддержку демократии (The National Endowment for Democracy). Данное событие должно было состояться в 2008 году, то есть на его организацию у меня было 4 года. Бюджет мероприятия составлял пару миллионов долларов. Были приглашены 650 гостей из 150 стран мира, в том числе Президент Украины.

Почему Украина? Потому что для ее посещения большинству гостей не требовалась виза. В мои задачи входило обеспечение безопасности участников. Все приглашенные являлись борцами за демократию в своих странах, за что подвергались у себя на родине гонениям.

LJ: И вы согласились?

Я.М.: Конечно, хотя за плечами было только пару проведенных мероприятий. Особого опыта не было. Но было рвение, желание добиться успеха и доказать, что бизнес — это мое. Я взяла этот заказ.

Я встретилась с американцами, которые собирались проводить это мероприятие. Встреча прошла хорошо — английский язык я знала, клиент в меня — озорную и молодую, — влюбился.

Рассказала о всех недостатках проведения такого масштабного международного мероприятия в Украине. Клиент впечатлился — такого ему никто не рассказывал. Чтоб вы понимали, в Украине тогда не было пятизвездочных отелей, кроме «Премьер Палаца», в котором еще не было больших конференц залов. Отель Hyatt будет построен только в 2007 году. А в 2004-м ничего.

Мало того, на дворе революция, неизвестно вообще, что будет через какое-то время. А эти ребята из Америки мне говорят: «Вы знаете, чтобы принять участие в тендере на проведение такого мероприятия, вы должны зафиксировать бюджет на четыре года вперед. И забронировать гостиницы, арендовать залы и найти 50 переводчиков». Я, естественно, почувствовала запах крови, запах авантюризма и решила воспользоваться такой возможностью, которая очень редко выпадает.

В общем, я согласилась, подала бюджет, и мы расстались. Я была уверена, что все — мероприятие мое. Жду неделю, две, три. Нет от них звонка и какого-то четкого подтверждения.

Решилась позвонить в Вашингтон, наговорила на автоответчик, описала все взаимовыгодные условия работы, ну, естественно, им выгодные. И вы не поверите, через несколько дней они мне звонят и говорят: «Мы приезжаем через неделю, давайте подписывать контракт».

мой звонок, как они сказали, фактически изменил ход этой истории

Как оказалось, они после того, как уехали из Украины, провели больше шести встреч с другими компаниями, которые являлись крупными операторами рынка. И никто им не дал своего предложения. Когда они уехали из Украины, то думали проводить это глобальное событие в Польше. И мой звонок, как они сказали, фактически изменил ход этой истории. В результате, Ассамблея по демократии через четыре года успешно прошла в Украине.

LJ: Трудно представить себе четырехлетнюю подготовку к проекту.

Я.М.: Эти четыре года для меня были просто как в аду, скажу честно. Качество услуг в Украине было очень низкое. К примеру, мне надо было найти 50 переводчиков на 6 или 7 языков, и обязательно несколько из них должны были быть арабо-украинскими. В Украине таких было только пару человек. Мы с моими партнерами по переводу пошли на кафедру лингвистики в университет и договорились, что нам через четыре года воспитают арабо-украинских переводчиков.

Помню, я просыпалась и думала: «Боже, если эти студенты не выучат язык, что будет вообще с моей конференцией?». Но в итоге конференция прошла. За эти четыре года благодаря тому, что деньги на мероприятие я начала получать с 2004 года, мне удалось наладить полноценный бизнес.

Помню, я просыпалась и думала: «Боже, если эти студенты не выучат язык, что будет вообще с моей конференцией?»

Деньги я получала в гривне, а бюджет был зафиксирован в долларах. А тогда, помните, в 2004 году у нас грянула революция, а в 2008-м уже приближался кризис. И я, конечно, не понимала, как сохранить эти деньги за 4 года. Надо ж было на что-то жить.

В итоге, я оказалась в таких условиях, что не могла не сделать бизнес. И я его сделала. В 2004-м году мы провели где-то 8 мероприятий, а в 2008-м — уже больше двухсот. Когда Ассамблея закончилась, я поняла, что у меня за плечами уже серьезный опыт, настоящая компания, подготовленные сотрудники.

LJ: Каким образом вы подбирали себе команду? Эти люди должны быть весьма расторопными, такими себе универсальными солдатами, потому что организация мероприятий, мне кажется, очень непростой хлеб.

Я.М.: Профессия ивент-менеджера входит в тройку самых стрессовых в мире и, поверьте, это правда. Есть много анекдотов о том, что ивент-менеджмент — это когда ты едешь на горящем велосипеде, сам горишь и все вокруг горит.

Наша команда формируется уже пятнадцать лет. Среди 70 штатных сотрудников у нас есть костяк людей, топ-менеджеров, которые фактически управляют компанией. Я на сегодняшний момент являюсь собственником компании. Управляет компанией Совет директоров, куда входят люди, проработавшие в компании больше пяти лет. Есть несколько человек, которые с самого основания компании со мной. Вот мой брат сегодня — основной лидер компании.

Кроме 70 человек в штате есть еще люди на фрилансе, которых мы приглашаем в качестве декораторов, проектных менеджеров. Если большое мероприятие, мы можем привлекать до 200 фрилансеров.

В штат мы подбираем людей по ценностям, потому что в ивент-менеджменте очень важна слаженная команда. Много процессов происходит удаленно, потому даже незнакомые люди должны понимать друг друга на уровне ценностей.

LJ: Какие это ценности и как они помогают в бизнесе?

Я.М.: Наши ценности сформулированы в четырех емких глаголах: твори, действуй, систематизируй и кайфуй. На их основании мы и подбираем людей. В этих ценностях есть призыв действию, системность в работе, а также ответственность. Есть кайф, который проистекает от любви к тому, что ты делаешь.

Наши ценности сформулированы в четырех емких глаголах: твори, действуй, систематизируй и кайфуй

Да, у компании, есть своя политика, но лично я считаю, что жизнь не должна быть зациклена на деньгах и на постоянном гонке за результатами — все-таки ты должен получать кайф от всего этого.

LJ: Вы уже 15 лет на рынке. Получается, что вы прошли все наши кризисы — глобальные и локальные. Как компания выруливала в самые непростые моменты?

Я.М.: На самом деле, кризисов было очень много. На организацию мероприятий влияет практически все — нелетная погода, политический кризис, социальные волнения. К примеру, выборы — это всегда кризис для ивент-менеджера. В это время никто ничего не проводит.

Допустим, заснежило весь Киев — все, ничего не происходит. Или из-за какой-то болезни на карантин закрывают какие-то общественные места. То есть на этот бизнес все влияет. Естественно, компании надо как-то выруливать и платить зарплату.

Я лично, как человек, как менеджер, как бизнесвумен, люблю кризисы. По себе замечала, как в кризис действует мозг. Есть три стратегии: бей, беги, замри. И мозг автоматически какую-то из этих стратегий выбирает. Может скомбинировать и все три.

Я лично, как человек, как менеджер, как бизнесвумен, люблю кризисы

Конечно, я прогнозирую, что будет дальше, чтобы подготовиться к кризисам хотя бы за год. Во время кризиса стратегия «бей, беги, замри» срабатывает у меня больше в сторону «бей» — на 75%. Люблю этот период, когда что-то случается, — растет доллар, наступают морозы, падает экономика. Мой мозг начинает так работать, что я обязательно придумываю, как вырулить из ситуации и поднять компанию. Поэтому, когда был последний кризис в стране, мы все равно росли.

Однако есть не только внешние, но и внутренние кризисы. У нас были и такие. К примеру, во время кризиса в 2014 году в разгар сезона уволилось 90% персонала. Но мы выжили и в этой ситуации. Причем вышли еще сильнее, чем входили. Так что я — фанат кризисов. Считаю, что благодаря им мы растем и движемся вперед.

LJ: А из-за чего такой случился исход?

Я.М.: Это была ситуация, которую я не забуду. Буду рассказывать о ней своим друзьям и знакомым, и, наверное, детям. Началась она с того момента, когда я в 2012 году решила, что наша компания должна стать фабрикой по организации мероприятий. Я еще не знала, как мы это сделаем, но мне этого очень хотелось. Чувствовала, что это возможно.

Тогда мы проводили около 500 мероприятий в год, и я хотела увеличить этот показатель как минимум вдвое. Мы автоматизировали бизнес-процессы, подключили проектный менеджмент и онлайн-систему. Компания действительно пошла в рост.

Помню тот момент, когда я чувствовала, что у меня есть буквально несколько часов, чтобы спасти компанию

Я читала много бизнес-литературы о том, как обеспечить бесперебойные заказы, бесперебойный сервис. И каждую вычитанную идею старалась тотчас внедрить в команде. Прибегала в офис: «Делаем так». На следующий день возвращалась: «Делаем по-другому». Не советовалась со своей командой, не объясняла, зачем эти изменения. Не давала времени, чтобы эти изменения прижились, чтобы оно как-то систематизировалось, стало на свои рельсы.

В итоге, команда выдохлась от этих моих постоянных набегов, и в сезон, когда было очень много мероприятий и куча заказов, разбежалась. Кого-то я уволила, кто-то ушел самостоятельно. В конце 2014 года у меня осталось 8 человек. Помню тот момент, когда я чувствовала, что у меня есть буквально несколько часов, чтобы спасти компанию. Мы собрались остатками команды, активизировали все проекты, посмотрели, что у нас есть. Мы наняли всех фрилансеров, кто у нас был в базе, и даже родственников где-то подключили. Компанию спасли.

LJ: Как вам удалось отойти от такого жесткого микроменеджмента?

Я.М.: Я наняла психолога, бизнес-тренера, с которым мы договорились, что он в компании будет работать столько, сколько надо. Он за полгода полностью переделал бизнес-процессы, мы нашли эйчара и наняли абсолютно новую команду.

Есть проекты, где я являюсь ментором, помогаю систематизировать бизнес-процессы. Но уже не мешаю своим микроменеджментом

За полгода консультант полностью устаканил все процессы. Одно из условий касалось меня — я не должна была лезть в команду со своими идеями, со своими какими-то фишками. И чтобы меня чем-то занять, хотя у меня всегда было куча проектов, я пошла учиться на Executive MBA в Международный институт бизнеса. Фактически пять дней в месяц я была очень занята, и моя энергия нашла свое русло. С тех пор я уже не возвращалась к такому детальному управлению компанией.

Да, есть проекты, где я являюсь ментором, помогаю систематизировать бизнес-процессы. Но уже не мешаю своим микроменеджментом.

LJ: Что для вас значит MBA? Есть разные мнения. Первые говорят, что MBA полезно, если у тебя есть собственный опыт, потому что если ты с самого начала своей карьеры отучишься, то это будет тебе вредить, заковывать в рамки.

Я.М.: Я вообще к современной системе образования отношусь очень настороженно. MBA тоже бывает разный, будем об этом помнить.

У меня была цель систематизировать и знания, и опыт — и того, и другого было много. Хотелось системного подхода. И MBA в этом помог. Помог посмотреть на многие бизнесы с другой стороны.

я считаю, что MBA необходим. Но следует учитывать ряд условий

Поэтому я считаю, что MBA необходим. Но следует учитывать ряд условий. Первое — это время, когда ты это делаешь. В начале пути, когда человек создает бизнес, действительно, я согласна, лучше не идти учиться в такую школу. Это будет заводить в рамки. Я думаю, что если бы я в 2004 году уже была с дипломом МВА и знала все, что знаю сейчас, то вряд ли бы взяла тот заказ на четыре года вперед.

LJ: Недавно общался с Алексеем Авраменко из Easy Pay. Он в компании собрал своих студенческих друзей и одноклассников и в какой-то момент ему это панибратство стало мешать. Он понимал, что он их и уволить не может, и заставить работать не может. Сталкивались ли вы с подобным?

Я.М.: Я всегда нанимала сотрудников без оглядки на знакомство. В персонале для меня важен, в первую очередь, профессионализм. Но тем не менее, уже несколько лет со мной как партнер работает моя однокурсница. С первых дней в компании работает мой брат. И для меня это не помеха, а сокровище.

Близким людям полностью доверяешь, а для меня важна степень доверия между топ-менеджерами. Степень откровенности. Всегда рассказываю, что мы делаем, зачем и как. То есть, я с ними достаточно много времени провожу в беседах.

Сейчас, конечно, мы друг друга понимаем с полуслова, с полусмски.  Поэтому я, наоборот, считаю, что близкие люди — один из секретов успеха нашего агентства.

близкие люди — один из секретов успеха нашего агентства

LJ: Что касается многозадачности — как вы с ней справляетесь? Может быть, медитируете, как товарищи из украинского офиса Deloitte? У них даже табличка на третьем этаже висит «Медитация в 15.30».

Я.М.: Меня как человека, который прошел в свое время много тренингов по тайм-менеджменту и организации, тяжело чем-то удивить.

Как организатор мероприятий с бешенной мультизадачностью, я должна была придумать определенную систему. И я ее разработала. Моя система фильтрации задач похожа где-то на такой известный метод, как GTD (Getting Things Done).

Один из его принципов — убрать из головы “умственные жвачки” и записывать их где-то, чтобы мозг был занят более глобальными, интересными задачами. Всю мелочь следует отдать блокнотам, систематизированным определенным образом. У меня это работает уже давно на уровне навыка.

И да, я тоже занимаюсь медитацией. 20 минут в день я уделяю трансцендентальной медитации, которая мне помогает поднять энергию на новый уровень и привести в порядок голову. Мультизадачность забирает энергию, об этом надо помнить.

Мультизадачность забирает энергию, об этом надо помнить

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.