Во время напряженной рабочей недели любому менеджеру меньше всего хочется тратить время впустую на непродуктивные совещания. Каждая минута у него должна быть на счету.

Согласно исследованию Salary.com (2012 г.), 47% работников считают, что совещания — самая большая трата времени на работе. Однако правильно организованное совещание может быть продуктивным, и за короткое время можно решить много вопросов.

Учитывайте потребности, поведение и график работы сотрудников. Планируя совещание, учитывайте графики и рабочую нагрузку сотрудников на неделю. Согласно исследованиям WhenIsGood.net (2009 г.), специалистов по выбору оптимального времени для мероприятий, лучшее время недели для совещания – в 15:00 по вторникам. Это начало недели и совещание не будет мешать выполнению дедлайнов на конец недели.

Подготовьте повестку дня и придерживайтесь ее. В повестку дня должны быть включены пошаговые детали встречи, в том числе время на обсуждение вопросов. Даже если вопрос кажется очевидным, включите его в повестку дня, чтобы синхронизировать участие всех. Удостоверьтесь, что каждый пункт повестки дня четко описан и для него выделено время. Пункты повестки дня можно опускать по ходу встречи, но добавлять новые – нельзя.

Делегируйте ответственность за продуктивность совещания. Успешные компании из списка Fortune 500, такие как Apple и Google, используют механизмы личной ответственности каждого сотрудника на совещании. По отдельным вопросам повестки дня нужно назначать ответственных сотрудников.

Реализуйте правило «двух пицц». Генеральный директор Amazon Джефф Безос  разработал стратегию посещения совещаний. Командой можно управлять продуктивно, если на всех хватает двух пицц. Менеджеры могут применить эту концепцию, чтобы определить, сколько сотрудников и кого нужно приглашать на совещание. Вместо того чтобы проводить встречу каждую неделю для всего персонала, создайте небольшие группы (возможно, по отделам), а на общее совещание приглашайте только ключевых сотрудников.

Предложите наказание за опоздание и поощрение за пунктуальность. Если сотрудники опаздывают на совещание, это затягивает время. Можно придумать наказание за опоздание или поощрение за пунктуальность. Например, сотрудники, которые приходят рано, могут получить право первыми выбрать задание в новом проекте. Опоздавшим можно предложить убрать помещение после совещания.

Сделайте совещание интерактивным. В конце встречи все участники должны поделиться тем, что они узнали, и своими новыми целями за 30 секунд. Это помогает председателю совещания понять, какую информацию участники восприняли, а что нужно уточнить. В конце совещания можно задавать вопросы типа: «Что вы планируете делать на следующей неделе?», «Какую информацию после этого совещания вы передадите своей команде?», «Назовите одну ценную вещь, которую вы узнали на этой встрече».

Установите временные рамки совещания. Каждое совещание должно иметь жесткое время начала и окончания. Это позволяет председателю совещания контролировать участников и уменьшить количество ненужных разговоров или затянувшихся, повторяющихся дискуссий.

Суммируя, продуктивные совещания должны быть хорошо спланированы и сфокусированы на достижении цели. Правильно подобрав состав участников и обеспечив ограниченное временными рамками, но заинтересованное обсуждение, можно значительно повысить продуктивность встречи.

Источник: Heather R. Huhman, Career and Workplace Expert; Founder and President, Come Recommended

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.